Wissens- und Projektmanagement mit Wikis (Teil I): ein Erfahrungsbericht

Ein zweites erfolgreicheres Experiment im Bundesverband

Irgendwann in 2009 berieten Martin Teubner und ich über die Einführung eines Wikis im Bundesverband. Ein zentrales Anliegen war es uns insbesondere die Dokumentation von Entscheidungen der Organe deutlich zu verbessern, sowie die Arbeit des Bundesausschuss mit Hilfe eines Wikis besser vor- und nachzubereiten.

Aufgrund der hohen Fluktuation im Bundesausschuss, der de facto das zentrale politische Gremium unseres Verbandes ist, war zum Beispiel bei vielen Akteuren das Wissen über frühere Entscheidungen sehr begrenzt. Die Homepage könnte und sollte für Dokumentationszwecke natürlich auch stärker genutzt werden, sie ist aber nicht geeignet, um jede Entscheidung zu dokumentieren, da nicht unbedingt jeder Beschluss, jede Begründung oder jedes Protokoll für die Öffentlichkeit bestimmt ist.

Ein Wiki sollte uns in Zukunft auch dabei helfen, sicherzustellen, dass bestimmte Themen rechtzeitig auf die Agenda gesetzt werden. So wurden in der Vergangenheit regelmäßig Wahlen für weniger wichtige Gremien vergessen: wir hatten z.B. eine Zeit lang keinen satzungsgemäß besetzten Schiedsausschuss oder es wurden Wahlen für die Delegierten in die Gremien der Europa-Union vergessen. Um derartige derartige Informationen transparent vor zu halten braucht es ein internes System. Ein Wiki ist dafür ideal, denn anders als ein klassisches Content-Management-System sind die Hürden sehr gering um Tagesordnungen (auch solche die noch im Werden sind), Berichte, Protokolle und ähnliches abzulegen und allen Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, die Informationen selbstständig zu ergänzen.

Im Lichte der Hamburger Erfahrungen war uns aber auch klar, dass die Einführung eines Wikis kein Selbstgänger werden würde und wir einen überschaubaren und wohldefinierten Rahmen für das Experiment brauchten. Wir entschieden uns aufgrund oben skizzierter Erwägungen dafür, dass der Bundesausschuss ein guter Nukleus für die Einführung sein könnte. Gesagt, getan. Wir richteten ein Wiki unter der JEF-Domäne ein und ich sorgte während meiner Amtszeit als BA-Vorsitzender dafür, dass Einladungen, Dokumente und Protokolle ins Wikis gestellt wurden und so sukzessive ein Grundbestand an Informationen und Struktur aufgebaut wurde.

Die Zugänglichkeit zu Informationen hat sich seit dem deutlich verbessert, aber auch auf Bundesebene gab es eine große Parallele zu den Hamburger Erfahrungen: es gelang nur in sehr begrenztem Umfang Mitglieder zum Mitmachen zu bewegen. Anders als in Hamburg ist das Wiki im Bundesverband allerdings zum ständigen Arbeitsmittel geworden, dass mittlerweile zwei Wechsel im BA-Vorsitz überlebt hat, von denen einer, Marcel von Collani, das Wiki sogar noch sehr viel intensiver genutzt und besser strukturiert hat, als ich dies in meiner Amtszeit getan habe.

Die Zugriffsstatistiken zeigen, dass das Wiki mittlerweile durchaus von Delegierten genutzt wird, um zielgerichtet Zugang zu Informationen zu erhalten.