Wissens- und Projektmanagement mit Wikis (Teil I): ein Erfahrungsbericht

Drittes sehr erfolgreiches Experiment im Bundesvorstand

Wir haben uns im jetzigen Bundesvorstand schon bei unserer Kandidatur ausführliche Gedanken gemacht wie wir intern für Verbindlichkeit und transparente  Kommunikation sorgen können. Wir haben uns dabei diesmal im ganzen Team sehr bewusst für den Einsatz eines Wikis entschieden und verabredeten alle Tagesordnungen, Protokolle und Beschlüsse ins Wiki einzustellen, dort die Projektplanung und Verantwortlichkeiten zu dokumentieren und auch das Vorstandsmitglieder Berichte von Veranstaltungen, an denen sie teilnahmen, ins Wiki einstellen sollen.

Insbesondere die (Selbst)Verpflichtung Berichte einzustellen erwies sich als sehr wichtig, da wir vereinbarten, dass ein Großteil der Arbeit in relativ selbstständig agierenden Teams stattfinden sollte. Dadurch, dass die Teams ihre Arbeit im Wiki dokumentieren, kann die Informationsflut durch Mails an den Vorstandsverteiler reduziert und gleichzeitig die Transparenz gewahrt werden, da Vorstände sich bei Bedarf oder Interesse mittels des Wikis informieren können. Das Wiki ermöglicht uns deutlich effizienteres Arbeiten als es ohne möglich wäre.

Es hat ein paar Monate gedauert, aber nun nutzt der überwiegende Teil der Bundesvorstandsmitglieder das Wiki sehr aktiv. Insofern war es für mich keine Frage, dass das Wiki angenommen und die Einführung ein Erfolg war. Dass aber so viele Mitglieder des Teams das Wiki, innerhalb eines dreiviertel Jahres, so deutlich zu schätzen wissen, dass sie es als besonderes Highlight unserer Arbeit hervorheben, dass hätte ich noch vor einigen Monaten nicht erwartet! Heute ist das Wiki neben E-Mail und Telefonkonferenzen unser wichtigstes Arbeitsmittel um Entfernungen zu überbrücken und die Zusammenarbeit des Bundesvorstandes zu koordinieren.

Fazit

Die Einführung eines Wikis ist kein Selbstgänger. Es gibt einige Gelingensbedingungen, von denen ich die elementarsten im Text aufgeführt habe. Ohne den konsequenten Einsatz und ein starkes Commitment funktioniert ein Wiki nicht. Wird es allerdings konsequent eingesetzt und regelhaft in die Arbeitsprozesse integriert dann erweist es sich auch in ehrenamtlichen Kontexten nach nur wenigen Monaten schnell als ein unverzichtbares Hilfsmittel.

Die Einführung eines Wikis gelingt dann am besten wenn die Gruppengröße überschaubar ist und es klare und verbindliche Verabredungen zum Einsatz gibt. Deshalb bieten sich Vorstände oder zentrale Gremien für die Einführung eines Wikis an. Insbesondere Organe, deren Mitglieder nicht am gleichen Ort sitzen, können durch ein Wiki profitieren.

Ich werde in einem Folgeartikel irgendwann in den kommenden Monaten weitere Gelingensbedingungen aufschreiben und ein paar Ratschläge geben wie und unter welchen Voraussetzungen der Einsatz eines Wikis in einer Organisation mit primär ehrenamtlichen Strukturen zum Erfolg werden kann.