Wissens- und Projektmanagement mit Wikis (Teil I): ein Erfahrungsbericht

Auf der letzten Klausurtagung des Bundesvorstandes erlebte ich eine große Überraschung. Bei der Evaluation des letzten Halbjahres sollte jedes Mitglied des Bundesvorstand und die Mitarbeiter aus der Bundesgeschäftsstelle bis zu drei Dinge auf Moderationskarten schreiben, die für sie im letzten halben Jahr besonders positiv gewesen sind oder besonders gut liefen. Für mich völlig unerwartet wurde dabei mehrfach unser Wiki explizit genannt. Das Wiki wurde also mittlerweile nicht nur angenommen, sondern als außerordentlich nützliches Hilfsmittel wahrgenommen, dass mittlerweile eine zentrale Rolle in der internen Kommunikation von Bundesvorstand und -sekretariat hat.

Und in der Tat: Wikis können für Organisationen ein sehr nützliches Werkzeug zum Wissens- und/oder Projektmanagement sein. Meine Erfahrungen bei der Einführung von Wikis im ehrenamtlichen Umfeld waren bis dato allerdings eher durchwachsen. Die Einführung eines Wikis braucht in jeder Organisation einige Arbeit: konzeptionelle Vorüberlegungen, Überzeugung der Anwender über den potentiellen Nutzen und insbesondere natürlich die große Herausforderung, das Wiki in die Arbeitsprozesse regelhaft und dauerhaft zu integrieren.

Insofern ist es auch in beruflichen Kontexten mit einer Entscheidung zur Einführung eines Wikis und bloßen Weisungen nicht getan. Ein sinnvolles Konzept vorausgesetzt lässt sich der Einsatz von Wikis dort allerdings durchaus systematisch planen und dann sukzessive einführen. Wenn aber, wie im Ehrenamt, die Möglichkeit von Weisungen gänzlich fehlt, dann sind viele der oben genannten Herausforderungen ungleich größer, da eine breite Mehrheit des Teams überzeugt und dazu bewegt werden muss dauerhaft hinreichendes Commitment aufzubringen, das Wiki in die Arbeitsprozesse zu integrieren.

Ein erstes mäßig erfolgreiches Experiment im Landesverband

Im Jahr 2008 unternahmen Martin Lormes und ich den ersten praktischen Versuch ein Wiki für Verbandszwecke einzuführen. Wir sahen darin Potential um ein höheres Maß an Transparenz herzustellen, zum Beispiel dadurch, dass Tagesordnungen und Protokolle von Mitgliedern nach Belieben selbstständig einzusehen sind oder zu jeder Zeit Einblick in den Stand der Planungen eines aktuellen Projektes genommen werden kann.  Dadurch, dass Informationen strukturiert abgelegt werden können, schien uns das Wiki außerdem eine gute Möglichkeit zu sein, einen Wissensspeicher für zukünftige  Vorstände zu schaffen.

Das Experiment verlief nach drei Jahren nur mäßig erfolgreich. Jenseits des Vorstandes fand das Wiki kaum Interesse und innerhalb des Vorstandes gelang es uns kaum weitere Teammitglieder zu aktiven Anwendern zu machen. Zwar wurde es rezipierend von nahezu jedem Vorstand genutzt; aber eine darüber hinausgehende Akzeptanz fand es nicht, da mit Ausnahme von Martin und mir niemand aktiv Dinge im Wiki dokumentierte und nicht zu überzeugen war, dass sich der Arbeitsaufwand dafür wirklich auszahlen würde.

Nun, da keiner von uns beiden mehr Mitglied im geschäftsführenden Vorstand ist, liegt das Wiki de facto brach und wird nicht weiter gepflegt. Das Ziel, mit dem Wiki das Wissensmangement in einem Verband mit großer Fluktuation zu unterstützen, konnten wir deshalb nicht erreichen. Gleichwohl war das Experiment nicht gänzlich erfolglos und die investierte Zeit nicht vertan, denn das zweite Ziel, die Transparenz unserer Arbeit  zu erhöhen, haben wir mit dem Wiki sicherlich erreicht.